Un paseo por el portal, módulo por módulo, con las pantallas reales

Ingreso y seguridad

Una sola puerta, en dos pasos: primero quién sos, después la clave. El sistema sabe de qué estudio es cada uno.

• Los clientes entran con su CUIT y ven únicamente sus datos. Su clave inicial es el CUIT y la cambian cuando quieren.
• El estudio entra con el mail de cada persona (contador, administrativos), cada uno con su clave.
• Si una persona trabaja en más de un estudio, elige a cuál entrar. Un cliente es siempre de un solo estudio.
• Cada estudio tiene su propia base de datos y su propia carpeta de archivos, fuera de la web. Nada se mezcla entre estudios.
• Todo por HTTPS, con freno ante intentos repetidos de clave, y copia de seguridad de cada estudio todas las noches.

El panel del estudio

Al entrar, cada sistema tiene su tarjeta. Sólo aparecen los módulos que el plan del estudio incluye.

• Un panel por módulo, con su propia administración: Padrón, Carga de datos, Suite, Armado de Balances, Requerimientos, Facturador, Vencimientos, Información para Balances, Compras y Ventas, Notificaciones.
• Usuarios del estudio con permisos por sistema; los clientes se dan de alta desde el Padrón y quedan con acceso a lo que les corresponde.
• Cupo del plan a la vista: cuántos clientes usados sobre el máximo, y un enlace para ampliar.

Padrón único de clientes

Todo lo que se sabe de cada contribuyente, en un solo lugar y al día. Es la base de los demás módulos.

• Ficha por cliente: CUIT, razón social, tipo (persona o sociedad), mes de cierre, empleados, domicilio, actividades, condición frente al IVA, IIBB, mails de contacto.
• Actualización automática desde ARCA (con el certificado del estudio): estado de la CUIT, actividades, domicilio y categoría de monotributo. Todas las noches.
• Novedades por mail: cada cambio detectado (una baja de oficio, una recategorización, un cambio de domicilio) llega al estudio a la mañana siguiente.
• Alta integral: desde la ficha se da de alta al cliente en el portal y en los módulos que use, con su clave inicial.
• Qué mirar hoy: CUIT con problema, fichas incompletas, cambios sin ver, sin datos de ARCA.

Carga de datos mensuales

Donde entran los datos del mes de cada cliente: los PDF de ARCA se leen solos y todo queda por CUIT y período.

• Se suben los PDF tal como salen de ARCA —libro IVA (F.2083 o el ZIP del portal), DDJJ de IVA (F.2002), F.931, DDJJ de Ingresos Brutos— y el módulo los lee: no se tipea nada.
• Liquidación de haberes desde el Excel del sistema de sueldos: sueldo neto, descuentos, sindicatos, cantidad de empleados.
• Por ejercicio: comercial para sociedades (según el mes de cierre), año calendario para personas.
• Caja del ejercicio: ventas, compras, sueldos, cargas sociales, IIBB, gastos sin crédito fiscal → caja del mes y acumulada, por cliente.
• Faltantes a la vista: qué período de qué cliente todavía no se cargó.

Información para Balances

El cliente completa desde su casa la información del cierre de ejercicio, con los comprobantes adjuntos, y el estudio la recibe ordenada.

• Un formulario por ejercicio: bancos, inversiones, créditos, deudas, bienes de uso, stock, sueldos… con adjuntos (extractos, facturas de bienes).
• Secuencia mensual automática: cada mes el portal abre los cierres que corresponden, avisa al cliente, le recuerda si no cargó y avisa al estudio cuando confirma.
• Video instructivo para el cliente, que se le puede mandar por mail desde el panel.
• Correos con registro: cada aviso que salió, a quién y cuándo.
• Lo cargado alimenta el Armado de Balances: no se vuelve a tipear.

Armado de Balances

Confección del balance de cierre bajo RT 54: estados, notas, cuadros, flujo e informe, con el ejercicio anterior ya puesto.

• Parte de lo que ya está cargado: la información del cliente, las DDJJ mensuales de IVA, sueldos e Ingresos Brutos, y el histórico de balances de la sociedad (incluido el padrón de bienes de uso).
• Columna comparativa automática del ejercicio anterior, reexpresada con los índices FACPCE, que el portal baja y carga solo cuando se publican.
• «Lo que falta»: un tablero con lo pendiente de cada balance —módulos sin revisar, cruces contra las DDJJ, controles que no cierran, decisiones sin tomar— y un asistente de carga que recorre las hojas en orden.
• Estados, anexos y notas completos: flujo por el método indirecto, corriente y no corriente a un año del cierre, Anexos A, II, E, F y G, cuadro I, composición de rubros y notas e informe con los párrafos condicionales resueltos.
• Moneda extranjera en serio: saldos al tipo de cambio del cierre y compras o gastos al del día de la operación; el Anexo G se arma solo.
• Análisis de caja: la caja que debería tener la sociedad contra la que informa, renglón por renglón; si da de más, es lo que no se declaró.
• Libro diario y mayor automáticos: los asientos salen solos de los datos, y los asientos manuales mueven el balance, el diario y el mayor.
• Deudas fiscales al cierre (ARCA, ARBA, AGIP): se aceptan, se corrigen o se cargan a mano, y cada importe dice de dónde vino en la composición y en los asientos.
• Instructivo paso a paso que se abre al crear el ejercicio y queda a mano en todas las pantallas, con su PDF, y notas internas por balance, firmadas y con fecha.
• Circuito de revisión: quién carga los datos, quién arma, quién revisa y quién legaliza; cada etapa avisa por mail a la siguiente y se puede devolver con un motivo. Los responsables se configuran desde el mismo módulo.
• Salida completa: el balance en PDF, las actas, el legajo de trabajo, los honorarios a facturar por socio y la guía de carga del F.713.

Historial de Balances · Bienes y Participaciones

Los últimos tres ejercicios de cada sociedad, comparados, y las DDJJ de Bienes Personales y Participaciones societarias listas para preparar.

• Se suben los Excel de los balances (la plantilla del estudio) y el portal los lee: situación patrimonial, resultados, patrimonio, bienes de uso, CMV, flujo, composición y proyecto de Ganancias.
• Comparativo por sociedad: tres ejercicios lado a lado, con ratios.
• Bienes, Acciones y Participaciones: activo, pasivo, patrimonio y socios de cada año, para las dos DDJJ.

Mis Datos: el portal del cliente

Lo que el cliente ve cuando entra con su CUIT: lo que el estudio tiene cargado a su nombre, siempre actualizado, sin pedirlo por mail.

• Sus datos en ARCA: estado, condición, actividades, domicilio, cierre de ejercicio, con la constancia de inscripción para bajar.
• Cómo viene su caja del ejercicio: mes por mes, ventas, compras, sueldos, cargas sociales, IIBB, gastos sin CF, caja del mes y acumulada (verde o rojo).
• Ventas y compras del último mes cargado, con solapas y totales; sus declaraciones de IVA; sus sueldos y cargas sociales.
• Sus balances comparados, sus declaraciones juradas y las actas de cierre.
• Todo se baja en Excel y PDF con el nombre del estudio.

Suite de herramientas

Las herramientas de todos los días, en un solo lugar y compartidas por todo el estudio.

• Libros IVA desde el portal de ARCA (por alícuota, de un mes a otro, en PDF y Excel), ventas y compras post balance, alícuotas de IIBB por actividad, coeficiente de Convenio Multilateral, índice IPC (se actualiza solo desde el INDEC), cotizaciones.
• Lo que carga una persona lo ve el resto: la suite guarda en el servidor, no en cada computadora.
• Se puede elegir qué herramientas ve cada uno en su pantalla.

Compras y Ventas manuales

Para los comprobantes que no son electrónicos: el cliente los carga en el portal y el estudio recibe el mes cerrado, listo para ARCA.

• Carga uno por uno o desde un Excel modelo (fechas y importes en formato argentino), con el CUIT que se completa solo desde el padrón.
• Cada comprobante en su mes: lo que es de otro período no se mezcla; una venta del mes siguiente va a su propio período.
• Lo que no pudo cargar, lo manda como foto o PDF y queda para que el estudio lo revise.
• «Terminé el mes»: el cliente ve los totales antes de confirmar y recibe por mail el detalle de lo que cargó (neto, IVA y total por libro). El estudio también.
• Salida para ARCA: los archivos TXT del libro IVA digital y la planilla del estudio, desde el panel.

Notificaciones de ARCA

Lo que ARCA deja en el domicilio fiscal electrónico de cada cliente, revisado todas las noches para todos los clientes a la vez.

• Barrido diario del DFE de todos los clientes del padrón, con el certificado del estudio: fiscalizaciones, requerimientos, bloqueos de constancia, bajas de oficio.
• Aviso por mail de lo nuevo, y reenvío al cliente desde el panel con el PDF adjunto.
• Cada notificación con su estado: vista, enviada al cliente, resuelta.
• Un requerimiento nuevo abre solo un caso en Requerimientos.

Requerimientos y seguimiento

Seguimiento de cada requerimiento de ARCA, ARBA o AGIP: vencimientos, prórrogas, inspectores y la documentación de cada caso.

• Un caso por requerimiento, con responsable, vencimiento, dependencia, inspector y los archivos presentados.
• Avisos automáticos al responsable cuando faltan pocos días hábiles para el vencimiento.
• Tablero con lo que vence esta semana, lo que está en curso y lo cerrado.

Vencimientos · seguimiento de clientes

La grilla de trabajo interno del estudio: cada cliente cruzado con cada obligación mensual, y quién la tiene a cargo. Nada de esto le llega al cliente.

• Una fila por cliente y obligación (IVA, cargas sociales, IIBB, monotributo, lo que el estudio defina), con responsable y suplente, y un estado por color: pendiente, empezado, subir a sistema, presentado.
• El mes se arma solo, unos días antes de que empiece, copiando la grilla del mes anterior; si se creó de más, se deshace con un clic.
• Días de vencimiento por terminación de CUIT, compartidos por todos los estudios y editables desde el panel.
• Resumen diario por mail a cada responsable con lo que vence y lo que quedó atrasado, y exportación a Excel de cualquier mes.

Facturador

Facturación electrónica por empresa, con CAE de ARCA, PDF y envío al cliente.

• Cada empresa con sus clientes, conceptos y comprobantes: facturas A, B, C, notas de crédito y débito.
• CAE en el momento con el certificado de la empresa, y una tarea que recupera solo los comprobantes que quedaron pendientes.
• PDF con el diseño del estudio y envío por mail desde el mismo lugar.

Lo que corre solo, todas las noches

El portal trabaja mientras el estudio duerme. Nada de esto requiere que alguien se acuerde.

• Padrón contra ARCA: cambios de estado, actividades, domicilio, monotributo → novedades por mail.
• Domicilio fiscal electrónico: notificaciones nuevas de todos los clientes.
• Cola de mails, secuencia mensual de Información para Balances, avisos de requerimientos y CAE pendientes, en horario de trabajo.
• Vencimientos: el mes nuevo se arma solo, y cada responsable recibe su resumen de lo que vence y lo atrasado.
• Copia de seguridad completa de cada estudio; el servidor guarda las últimas 14.
• Índice IPC al día desde el INDEC, e índices FACPCE: cuando FACPCE publica el mes nuevo, el portal baja el Excel, lo lee y lo carga solo; avisa por mail que ya está. Sólo si algo no cuadra (un mes salteado, un valor raro) lo deja sin cargar y dice qué mirar.